1. Insamling av felanmälan

Boende gör sin felanmälan i Microsoft Forms och lämnar:

  1. Felgrupp (t.ex. VVS, el, ytskikt, mm.)
  2. Allvarlighetsgrad (Jourärende eller avhjälpande inom 7 arbetsdagar)
  3. Beskrivning, plats och kontaktuppgifter

2. Automatiseringsflöde

Infografik över felanmälan och automatiseringsflöde

Flödet visar hur en felanmälan går från boende via Microsoft Forms till automatiserade åtgärder och dokumentation.

Vicevärden är en kontrollfunktion och fördelar arbetsordrar till våra leverantörer. T.ex. om det är en vattenläcka och det bedöms som jourärende möts villkoret i Power Automate och en arbetsorder skickas då direkt till leverantören, parallellt som vicevärden/sekreteraren blir informerad. Sekreteraren får då underlaget för kommande styrelsemöte vad som hänt under perioden.

Så funkar det

  • Microsoft Forms samlar in felanmälan direkt från boende.
  • Power Automate plockar upp svaret och bearbetar det automatiskt.
  • Vicevärden fungerar som kontrollfunktion och fördelar arbetsordrar till leverantörer.
  • Jourärenden skickas direkt till leverantör.
  • Rapport skickas parallellt till sekreterare för protokollsunderlag.
  • Allt loggas i SharePoint/Excel som underlag för underhållsplan & avtal.

3. Vad föreningen får ut